§ 1. Administrator danych i kontakt
- Administratorem Twoich danych osobowych jest KDB MANAGEMENT spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Koźminie Wielkopolskim, ul. Stary Rynek 7, 63-720 Koźmin Wielkopolski, KRS 0000997194, NIP 6211844212, REGON 523393954 – właściciel marki Otulá i sklepu internetowego https://otula.me („Administrator”, „my”).
- We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz się z nami skontaktować:
- e-mailem: kontakt@otula.me,
- telefonicznie: +48 697 024 248,
- listownie: ul. Stary Rynek 7, 63-720 Koźmin Wielkopolski.
- Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych – nie mamy takiego obowiązku. Na wszystkie wiadomości odpowiadamy sami.
- Polityka dotyczy danych klientów sklepu, osób zapisanych do newslettera, osób kontaktujących się z nami, uczestników ankiet oraz osób odwiedzających stronę otula.me.
§ 2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
Przetwarzamy tylko dane potrzebne do konkretnego celu i tylko tak długo, jak wymaga tego ten cel lub przepisy. Oznaczenia podstaw prawnych odnoszą się do art. 6 ust. 1 RODO.
|
Cel |
Jakie dane |
Podstawa prawna |
Jak długo |
|---|---|---|---|
|
Zawarcie i realizacja umowy sprzedaży (zamówienie, płatność, dostawa) |
imię i nazwisko, adres dostawy, e-mail, telefon, dane zamówienia |
lit. b – wykonanie umowy |
do zakończenia realizacji umowy, potem w celach z kolejnych wierszy |
|
Prowadzenie konta klienta |
e-mail, dane adresowe, historia zamówień |
lit. b – wykonanie umowy |
do usunięcia konta |
|
Rozpatrywanie odstąpień, reklamacji i zwrotów w programie „100 dni na test” |
dane zamówienia, opis zgłoszenia, zdjęcia, numer rachunku do zwrotu |
lit. b i c – umowa i obowiązki z ustawy o prawach konsumenta |
do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
|
Wystawianie dowodów zakupu i prowadzenie księgowości |
dane z paragonu lub faktury, NIP |
lit. c – obowiązek prawny (przepisy podatkowe i o rachunkowości) |
5 lat od końca roku, w którym powstał obowiązek podatkowy |
|
Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń |
dane zamówienia, korespondencja |
lit. f – prawnie uzasadniony interes |
do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
|
Odpowiedzi na wiadomości (e-mail, telefon, czat na stronie, social media) |
imię, dane kontaktowe, treść wiadomości |
lit. f – prawnie uzasadniony interes (obsługa zapytań) |
do zakończenia sprawy, potem do przedawnienia ewentualnych roszczeń |
|
Newsletter e-mail |
e-mail, imię |
lit. a – zgoda (wymagana także przez Prawo komunikacji elektronicznej) |
do wycofania zgody |
|
Przypomnienia e-mail o niedokończonym zamówieniu |
e-mail, zawartość koszyka |
lit. a – zgoda na komunikację marketingową |
do wycofania zgody |
|
Ankiety o produktach i marce (Google Forms) |
odpowiedzi, opcjonalnie e-mail |
lit. a – zgoda |
do wycofania zgody, nie dłużej niż 24 miesiące |
|
Zbieranie i publikacja opinii o produktach |
imię lub inicjał, e-mail (zaproszenie do opinii), treść i ocena, numer zamówienia (do weryfikacji) |
lit. f – prawnie uzasadniony interes (rzetelne opinie) |
przez czas publikacji opinii |
|
Statystyka i analityka strony (Google Analytics 4) |
dane z plików cookies, adres IP, informacje o urządzeniu |
lit. a – zgoda (baner cookies) |
do wycofania zgody, dane analityczne do 14 miesięcy |
|
Reklama i remarketing (Meta, Google Ads) |
identyfikatory z cookies, zdarzenia na stronie, zaszyfrowany (hash) e-mail i telefon przy pomiarze konwersji |
lit. a – zgoda (baner cookies) |
do wycofania zgody |
|
Bezpieczeństwo sklepu i zapobieganie nadużyciom |
adres IP, dane zamówień i zwrotów |
lit. f – prawnie uzasadniony interes |
do upływu terminu przedawnienia roszczeń |
|
Współpraca z twórcami internetowymi |
imię i nazwisko, profil w mediach społecznościowych, adres do wysyłki, dane do rozliczenia |
lit. b, c i f – umowa, obowiązki podatkowe, uzasadniony interes |
czas współpracy, potem jak w wierszach o księgowości i roszczeniach |
§ 3. Komu przekazujemy dane
Nie sprzedajemy Twoich danych. Przekazujemy je tylko podmiotom, które pomagają nam prowadzić sklep, w zakresie niezbędnym do wykonania ich usługi.
|
Odbiorca |
Rola |
Po co |
|---|---|---|
|
Shopify International Ltd. (Irlandia) |
podmiot przetwarzający |
hosting sklepu, obsługa zamówień i konta, wysyłka e-maili (Shopify Email), czat na stronie (Shopify Inbox) |
|
Krajowy Integrator Płatności S.A. (Tpay), Poznań |
odrębny administrator |
obsługa płatności online |
|
InPost sp. z o.o., Kraków |
odrębny administrator |
doręczenie przesyłek i pobranie płatności przy odbiorze |
|
Meta Platforms Ireland Ltd. |
współadministrator w zakresie pomiaru i reklamy |
reklamy na Facebooku i Instagramie, pomiar konwersji |
|
Google Ireland Ltd. |
podmiot przetwarzający / odrębny administrator |
Google Ads, Google Analytics 4, Merchant Center, ankiety w Google Forms |
|
Judge.me |
podmiot przetwarzający |
wysyłka zaproszeń do wystawienia opinii, weryfikacja i publikacja opinii |
|
Biuro rachunkowe |
podmiot przetwarzający |
prowadzenie księgowości |
|
Dostawcy usług IT i poczty e-mail |
podmiot przetwarzający |
utrzymanie skrzynki kontakt@otula.me i narzędzi pracy |
|
Kancelarie prawne, organy państwowe |
odrębni administratorzy |
tylko gdy wymaga tego prawo lub obrona naszych roszczeń |
Shopify przy niektórych funkcjach (np. Shop Pay, zabezpieczenia przed oszustwami) przetwarza dane także jako odrębny administrator – szczegóły w polityce prywatności Shopify.
§ 4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- Część naszych dostawców (Shopify, Meta, Google, Judge.me) korzysta z infrastruktury lub podmiotów powiązanych w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie i Wielkiej Brytanii, dlatego Twoje dane mogą być przekazywane poza EOG.
- Przekazanie odbywa się wyłącznie przy zachowaniu zabezpieczeń wymaganych przez RODO:
- do Kanady i Wielkiej Brytanii – na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony,
- do USA – do podmiotów certyfikowanych w ramach EU-U.S. Data Privacy Framework albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
- Kopię zastosowanych zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@otula.me.
§ 5. Pliki cookies, analityka i marketing
- Strona otula.me używa plików cookies i podobnych technologii (piksele, local storage). Przy pierwszej wizycie wyświetlamy baner, w którym decydujesz, na które kategorie się zgadzasz. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić przez link „Ustawienia cookies” w stopce strony.
- Kategorie cookies:
|
Kategoria |
Do czego służą |
Czy wymagają zgody |
|---|---|---|
|
Niezbędne |
działanie koszyka, logowania, checkoutu, zapamiętanie wyboru z banera, bezpieczeństwo |
nie – bez nich sklep nie działa |
|
Analityczne |
statystyki odwiedzin i ścieżek zakupowych (Google Analytics 4, Shopify Analytics) |
tak |
|
Marketingowe |
pomiar skuteczności reklam i remarketing (piksel Meta i Conversions API, Google Ads, Google Merchant Center) |
tak |
- Do czasu wyrażenia zgody narzędzia analityczne i marketingowe nie zapisują cookies na Twoim urządzeniu. Korzystamy z trybu Google Consent Mode, który przekazuje Google informację o braku zgody.
- Gdy wyrazisz zgodę marketingową i złożysz zamówienie, możemy przekazać Meta i Google zaszyfrowany (hash) adres e-mail lub numer telefonu, aby zmierzyć, czy zakup nastąpił po reklamie. Dane są szyfrowane przed wysłaniem.
- Cookies możesz też usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Zablokowanie cookies niezbędnych może uniemożliwić złożenie zamówienia.
§ 6. Twoje prawa
- W związku z przetwarzaniem danych masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych nieprawidłowych lub niekompletnych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy,
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (lit. f) – a wobec marketingu bezpośredniego w każdym czasie i bez podawania przyczyny,
- wycofania zgody w dowolnym momencie – nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.
- Z newslettera wypiszesz się linkiem w każdym e-mailu. Pozostałe prawa zrealizujesz, pisząc na kontakt@otula.me. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca.
- Niektóre prawa mają ograniczenia – np. nie usuniemy danych z faktury przed upływem okresu, w którym musimy ją przechowywać zgodnie z przepisami podatkowymi.
- Jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem, możesz złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
§ 7. Postanowienia końcowe
- Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do złożenia i realizacji zamówienia (bez adresu nie doręczymy przesyłki) oraz do zapisu na newsletter. Dane do faktury podajesz, jeśli chcesz ją otrzymać.
- Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Na podstawie Twojej aktywności (np. produktów w koszyku) możemy dopasowywać treść wiadomości marketingowych i reklam – tylko wtedy, gdy wyraziłeś na to zgodę.
- Sklep nie jest przeznaczony dla osób poniżej 16 lat – nie zbieramy świadomie ich danych.
- Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, m.in. szyfrowane połączenie (SSL), ograniczony dostęp do danych i uwierzytelnianie dwuskładnikowe w panelach administracyjnych.
- Politykę możemy aktualizować, np. przy zmianie dostawców lub przepisów. Aktualna wersja jest zawsze dostępna na tej stronie, a o istotnych zmianach poinformujemy osoby posiadające konto lub zapisane do newslettera.
- Polityka obowiązuje od dnia 1 lipca 2026 r.